沈大校发〔2019〕25号关于印发《沈阳大学合同管理办法(试行)》的通知
2019-06-13 09:46  

各学院、各部门:

现将《沈阳大学合同管理办法(试行)》印发给你们,请遵照执行。

沈阳大学

2019年6月10日

沈阳大学合同管理办法

(试行)

第一章总则

第一条加强依法治校,规范学校合同管理,防范法律风险,维护学校合法权益,依据《中华人民共和国合同法》,结合学校实际,制定本办法。

第二条学校法定代表人或其授权委托的代理人,在委托权限范围、期限内可代表学校依法签订、变更和解除合同。未经法定代表人授权,校内任何部门、学院及个人不得以沈阳大学名义或学院、部门名义对外签订任何合同。

第三条学校实行“统一授权、归口管理、分级审批、分工负责”的合同管理工作机制。各部门应高度重视合同管理工作,完善内部管理制度,明确合同管理人员,提高合同管理水平。  

第二章合同的分类与管理

第四条学校各类合同应由法定代表人或其授权委托的相关负责人签署(重大合同除外),按照学校合同分级管理程序予以审批。

(一)合同金额在10万元以下,按照《沈阳大学经费支出审批办法》规定的经费支出审批权限,由学校法定代表人授权的校内各部门主要负责人或主管校领导签批、签订。

(二)合同金额在10万元以上(含10万元),不足50万元,由学校法定代表人授权主管校领导签批、签订。

(三)合同金额在50万元以上(含50万元),经校长办公会议或党委常委会议研究决定后,由学校法定代表人签批、签订。

第五条学校根据合同业务类型对校内相关职能部门进行合同专项归口管理授权。取得授权的部门主要负责人为合同管理直接责任人,相关授权不得擅自转授他人。

第六条重大合同在经业务归口管理部门审核后,须报请学校法律事务中心进行法律审核,由法定代表人代表学校签署正式合同文本。本办法所称重大合同包括以下合同:

(一)合同金额达50万元以上(含50万元);

(二)合同期限超过3 年;

(三)对学校具有重要影响,包括:合作办学、学校无形资产使用、重大涉外合作、对外投融资、委托社会中介机构鉴定、审计、资产评估等以及其他法律关系复杂、疑难,可能对学校权益、声誉产生重大影响的合同。

第七条法律事务中心是学校合同的综合归口管理部门,主要职责包括:

(一)制定学校合同管理基本规章制度;

(二)为校内各部门合同法律事务提供咨询;

(三)对学校各类合同进行法律风险审核、登记与备案;

(四)受学校委托协同法律顾问参与学校重大合同的洽谈等工作;

(五)负责学校合同纠纷案件处理;

(六)统一保管并按规定出具学校法定代表人授权委托书。

第八条合同业务归口部门是依据管理权限对合同所涉事项(含预算外合同支付事项)对应业务的管理部门,负责就合同中涉及本部门职能范围的事项进行业务审核和管理。业务归口部门可作为合同承办部门直接承办有关合同。

第九条合同业务归口部门的主要职责包括:

(一)审核合同相对方的主体资格;

(二)审核合同事项的必要性、可行性、真实性、合法性,是否符合学校内部管理要求,是否涉及学校经费支出预算,是否与招投标或谈判内容相一致;

(三)审核合同基本条款的完备情况;

(四)对合同订立、履行过程中发现的违规行为,督促合同承办部门进行整改;

(五)处理合同纠纷,协助学校法务部门办理合同纠纷仲裁、诉讼案件;

(六)完成合同管理的其他工作。

第十条经学校授权,按合同类型划分,以下部门作为合同业务归口部门,负责各自职能范围内的合同审签与管理:

(一)采购类合同,是指为有偿取得货物、工程和服务所订立的合同,原则上根据相关职能部门的业务范围,归口由相应的职能部门负责审签与管理。具体包括:

1.达到政府采购限额标准的货物类、服务类和工程类招投标合同,或委托社会中介机构鉴定、资产评估等合同,由资产管理处负责管理。

2.达到政府采购限额标准的校园环境绿化改造、修缮装修工程等合同,由重点工程建设办公室负责管理。

3.在招投标以外或政府采购限额以内的各类采购合同,由以下归口部门负责管理:

1)属国有资产有偿使用的各类招租合同,由资产管理处负责管理。

2)基建项目工程审批、工程设计、工程勘察、工程施工、工程监理、建筑材料及工程配套设备采购、专业分包工程等建设工程合同,由重点工程建设办公室负责管理。

3)校园环境绿化改造、修缮装修工程、物业服务、餐饮服务、特种设备维修等后勤保障物资及服务的采购合同,由后勤服务中心负责管理。

4)信息化建设项目,合同项目范围包括应用于教学、科研、管理、服务的信息化(指与计算机、网络相关的软、硬件系统)新建及升级改造工程、运行维护和服务等,由信息中心负责管理,

5)图书资料、数字资源采购合同,由图书馆负责管理。

6)委托社会中介机构审计合同,由审计处负责管理。

7)人才引进、派遣服务合同,由人事处负责管理。

8)科学技术采购合同,由科技处负责管理。

9)对外合作办学合同,由承办部门负责管理,报法律事务中心审核,并报资产管理处备案。

10)法律服务合同,由法律事务中心负责管理。

(二)科研类合同,包括与科研项目相关的技术开发、转让、咨询、服务等技术合同及其相关的保密、廉洁、安全、外协等关联合同,科研成果转让、转化合同,由科技处、科技创新研究院、人文社会科学研究院负责管理。

(三)战略合作类合同,是指与地方政府、企事业单位及其他组织订立的以实现深度合作为目的,具有战略性意义的合作协议。其中,以科研合作为主要内容的由科技处、科技创新研究院、人文社会科学研究院负责管理;以人才培养为主要内容的由教务处、研究生院负责管理;以大学生创新创业项目入驻孵化基地及校企合作实习实训基地为主要内容的由大学生创新创业指导中心负责管理(如果涉及固定资产使用、学生实习、教师挂职锻炼等方面,则需相关部门会审后再予以备案);其他合作协议由承办部门或学校指定部门负责管理。

(四)教育培养类合同,是指涉及人才培养、培训、实习实训、招生宣传等与教育教学活动相关的合同。其中,涉及本科教育的由教务处负责管理;涉及研究生教育的由研究生院负责管理;涉及招生就业宣传的由招生就业处负责管理;涉及学历继续教育、现代远程教育、非学历继续教育与培训的由继续教育学院、教育学院负责管理;涉及政府行政管理部门、行业协会、企业协会职业技能培训、考核与职业资格(等级)认证的由应用技术学院(国家职业技能鉴定所)负责管理;涉及与国(境)外机构合作、海外学习交流项目以及来华留学的由外事处、国际教育交流中心负责管理。

(五)金融服务类合同,包括投资融资、储蓄、信贷、结算、商业保险等合同。其中涉及投资融资、储蓄、信贷、结算的由计财处负责管理;涉及职工商业保险的由工会负责管理。

(六)捐赠类合同,是指学校接受自然人、法人或者其他组织自愿无偿的财产捐赠所订立的合同,由校友会负责管理。

(七)国有资产处置类合同,是指学校出租、出借、出售、置换、对外捐赠所订立的合同,由资产管理处负责管理。

(八)以上未提及的其他合同类型及业务归口部门,由相关职能部门依据合同内容,按管理权限确定为合同业务归口部门。如合同所涉及内容对应的业务归口部门不明晰,则由学校指定合同业务归口管理部门。  

第十一条在上述归口管理授权范围外,校内各部门在日常工作中发生的小额支出合同(审计限额以下,不含房屋改造与修缮工程合同),学校授权各承办部门自行管理。  

第十二条校内各部门作为合同承办部门,主要职责包括:

(一)负责合同的可行性分析论证和对方当事人的资信调查。

(二)负责合同的洽谈、文本起草。

(三)负责将合同依程序提交业务归口管理部门、综合归口管理部门(法律事务中心)进行审查。

(四)负责将相关合同报请学校领导签批、签署。

(五)负责具体履行合同,跟踪掌握合同履行情况,及时向学校汇报合同履行过程中发生的问题,提出解决问题的建议,收集保管合同签订及履行过程中形成的有关资料。

(六)负责处理合同纠纷,协助学校法律事务中心办理合同纠纷仲裁、诉讼案件。

(七)履行合同备案、归档程序,做到有件必存,一事一档。

(八)完成合同管理的其他工作。

第十三条合同内容、事项涉及两个或两个以上部门工作内容或职能的,根据合同性质或主要条款确定合同主要承办部门,由主要承办部门承担上述职责。

不能确定主要承办部门的,原则上由合同发起部门或合同经费的支出、收入部门作为合同主要承办部门。

第十四条合同承办部门、合同业务归口部门应结合工作实际,建立完备的内部审核流程,完善内控机制,对合同事务实行“集体讨论决策”与“行政领导负责”的原则,强化合同风险管理。

第十五条审计处依职权和工作规程进行合同审计,监督合同资金流转情况等是否符合国家法律法规、学校规章制度及合同约定。

第三章合同的订立

第十六条合同承办部门签订合同应遵循“ 一事一约”原则, 禁止为规避学校合同的等级管理、集中采购程序,将同一合同事项拆分,签署多份合同。

合同订立期限原则上不得超过五年。

第十七条合同内容涉及需由学校承担支付责任的,承办部门在合同起草前应落实资金来源,未落实资金来源的,不得起草、订立合同。

第十八条一般情况下,学校应持有4份以上正式合同文本,其中1份送交法律事务中心备案,2份分别由合同承办部门保管留存和在合同终止后定期移交档案馆归档,如涉及财务报销使用,应依照学校财务管理制度,提供合同正本一份。

第十九条专项归口管理的各项合同在洽谈、签订前,承办部门应先就合同事项向业务归口部门和主管校领导报告。合同内容如涉及学校重大利益,应按学校“ 三重一大”决策制度报请校长办公会议或党委常委会议审定,待学校批准同意后,方可与对方当事人进行正式协商,最终合同文本由学校法定代表人签署。

第二十条合同承办部门在将合同报请学校签订前,应详实填写《沈阳大学合同审批表》,并将合同最终确定文本(含纸质文本和电子版)及与合同有关的证明材料提交业务归口部门进行业务审核后,提请法律事务中心进行法律审核。

第二十一条为增加合同审查效率,推进无纸化办公,合同审查部门可在电子版合同文本上进行审核。合同审查一般应采用原文批注、修订,或出具可行性意见书、法律意见书等形式进行。合同承办部门将审查通过并与对方达成一致的最终合同文本,按本办法第四条规定的合同级次管理要求报送学校签署。

第二十二条专项归口管理的合同由相关归口部门集中审核,如涉及其他部门业务管理范围的,须送相关部门进行会审、会签。对于法律关系特别复杂的专项归口管理合同,各归口管理部门可与法律事务中心协商,进行个案研究。

第二十三条对重大合同,归口管理部门可会同承办部门召开由有关部门及专家参加的合同审查会,进行会商研究。对复杂、疑难的一般合同,也可根据需要召开合同审查会或征求有关专家的意见。

第二十四条合同承办部门在将合同报送审核时,一般应为每个部门审核预留2至3个工作日的审核时间,审核部门应在上述时间之内提出审核意见。特殊情况,酌情处理。

第二十五条对审核意见,如承办部门与审核部门之间存在不同意见,经双方协商不能达成一致的,由承办部门、审核部门依程序报各自主管校领导研究处理,必要时报请校长办公会议或党委常委会议审定。

第二十六条合同文本经审查需修改的,承办部门应根据审查部门修改建议,对合同进行修改完善,并送审查部门复查通过。合同文本通过审查,但在签订前有异动的,应重新审查。

第四章合同的履行、变更与终止

第二十七条合同承办部门及其承办人应负责合同履行的跟踪、监控,推动合同的实施,全面维护学校权益,保证合同得到全面、及时和正确的履行。

第二十八条合同生效后,承办部门应及时了解合同相对方履行合同义务的情况,对合同履行进行有效监督,并保存好合同履行中所产生的相关材料。

第二十九条合同生效后,如对方出现预期违约或实际违约情形的,承办部门应及时告知、督促对方,要求其履行或采取补救措施切实履约,并及时将违约情况向归口管理部门和学校领导汇报,采取必要措施防止损失扩大,并注意收集、保全有关证据。

第三十条变更或解除合同应当注意以下事项:

(一)原合同为一般合同,但补充协议涉及重大合同事项,应按本办法规定的重大合同审签程序办理;

(二)因项目内容变更,导致合同支出金额超过原合同金额10%,且达到一定限额(基建修缮工程、集中采购合同超支金额大于3万元)的合同,须报请学校领导审签;

(三)合同主体变更,除征得合同各方一致确认外,还须报请学校领导审签;

(四)合同中有担保条款的,变更合同应当经原担保方书面同意确认;

(五)合同经过上级主管部门批准的,变更或解除合同的协议应当报原批准机关审批备案;

(六)合同经过公证的,变更或解除合同的协议应当报原公证机关备案;

(七)变更或解除合同的通知或答复应当在法定或约定的期限内做出;

(八)变更或解除合同的协议或通知应当采用书面形式,同时要注意留存寄、收回执;

(九)法律法规有特别规定的应当按法律规定办理。

第三十一条变更或解除合同的,合同承办部门应按本办法规定的合同审批权限和程序再行报批。补充协议不单独占用合同编号,一般在原合同编号后使用连接符和序号对补充协议进行编号。同一份合同签署多份补充协议的,按签署时间顺序编号。

第三十二条合同权利义务终止时,承办部门应向合同综合归口管理部门报告合同的履行情况及结果。

第五章法定代表人授权委托

第三十三条学校通过规范性文件或其他方式授权签订的合同,由法定代表人或其授权委托的代表对外签订。

第三十四条需申请法定代表人授权委托签订的合同,合同承办部门应填写《授权委托书》,并报请法定代表人签署。

第三十五条对外出具学校法定代表人授权委托书,应载明委托代理人姓名、职务、代理事项、代理权限、代理期限,并由法定代表人签名,加盖学校印章。授权代理事项和权限必须具体明确,禁止使用“全权代理”字样。

第六章合同用印管理

第三十六条除学校法人印章可用于对外签订合同外,校内非独立法人部门的印章不得作为对外签订合同印章使用,学校法人印章由党委、校长办公室依法保管、使用。

第三十七条合同无法定代表人签字或无法定代表人授权委托的,以及未履行正常审签流程的,印章管理部门不得在合同上用印。

第三十八条合同承办部门申请加盖学校法人印章时,须出示《合同审批表》原件。法人印章保管、使用部门应检查《合同审批表》中的信息填写、职能部门会签意见、学校领导审核意见等是否完备。若发现合同文本存在异常情况,应拒绝用印。

第三十九条对外签署合同原则上只加盖学校法人印章、法定代表人名章,如属授权委托,则需授权委托代理人签字。合同用印时,如合同为多页,须加盖骑缝章。

第四十条法人印章管理部门应严格印章使用管理,建立健全印章保管使用制度,实行专人负责,切实杜绝违规使用情况发生。未经法定代表人批准,不得携带法人印章外出订立合同。

第七章合同备案、存档与资料收集管理

第四十一条各部门在办理合同事项时,对于合同洽谈、签订、履行及纠纷处理过程中形成的相关资料,应妥善收集、保管,不得遗弃、丢失和损毁,不得将所签署合同私自隐匿、截留,拒不归档。

第四十二条各部门应加强对合同文本及其他合同资料的管理,建立健全合同资料管理制度,指派专人负责合同档案管理工作。特别是在人员调动期间,要做好各类合同档案资料的移交工作,确保合同档案管理的连续性与合同档案资料留存的完整性。

第四十三条合同承办部门应建立动态的合同台账,加强对合同的跟踪管理。合同台账应记载以下内容:序号、合同号、合同名称、签约部门、签约人、合同标的、合同金额,履行情况及违约、变更、转让、解除,风险预评等事项。
第四十四条承办部门负责本部门承办合同的资料收集、归档与保管工作。合同档案应在合同订立生效后,按合同等级(重大、一般)及时间先后顺序编号,分类整理成册,在合同终止后按照学校档案管理要求应将合同所有档案资料移交档案馆保管。合同档案资料应包括合同正式文本、《合同审批表》以及合同订立直至合同终止时间段内所有与合同有关的文书、资料(包括中标通知书、合同补充协议、会议纪要、书面签证、变更文件、往来邮件、文书、传真、合同履行记录及索赔报告等)。

撤并调整的部门,其原有合同所有资料(明细同上)应由职能划归后的新部门负责收集、备案、归档与保管。

学校各部门如因涉法涉诉原因查阅合同档案资料,需经法律事务中心审批后方可至档案馆办理查阅事宜。

第四十五条合同承办部门管理合同资料应以合同承办人为主进行,部门负责人应加强检查督促,防止合同资料出现缺失。合同承办人工作发生变动的,工作交接时须移交所有合同资料。
第四十六条合同签订当日,承办部门应及时向合同审查部门提交一份正式合同文本(含电子文本)进行备案,提交备案的合同应为原件。

第八章监督与处分

第四十七条学校法律事务中心为合同管理的监督部门。法律事务中心主要负责对合同签订、履行过程中的争议纠纷、管理过程中的法律风险审查和处理,发现问题及时提出整改意见。

各部门主要负责人为合同管理的第一责任人,承办人为合同管理的直接责任人。
第四十八条有下列行为之一,学校将视情节轻重给予合同管理第一责任人或直接责任人相应的党纪政纪处分;构成犯罪的,移送司法机关处理:

(一)未经授权,擅自对外签订合同;

(二)超越代理权限或滥用代理权;

(三)与合同相对方串通,损害学校利益;

(四)利用学校合同谋取私利或从事其他违法行为;

(五)在合同签订、履行中未尽基本注意义务,致使学校利益遭受损失;

(六)玩忽职守,不积极认真履行合同,引起纠纷;

(七)发生纠纷后,隐瞒情况,未及时汇报和采取措施,或擅自放弃权利;

(八)故意或过失泄漏学校合同意向、商业秘密或其他机密;

(九)规避合同签批流程,擅自处置学校资产、许可准入经营;

(十)没有按照档案管理要求在合同终止后定期移交合同档案所有资料,或擅自篡改、漏报、遗失合同档案资料;

(十一)其他违反法律法规和学校纪律的行为,在合同签订和履行中给学校造成损失的。

第九章附则

第四十九条学校设立的独立法人单位在其管理权限范围内发生的合同事项应由其自行管理,并独立承担法律责任。依法或按规定需学校授权才能对外开展的合同事务,经学校授权后进行。

第五十条本办法未尽事宜依照国家法律法规、上级机关文件及学校有关规定执行。

第五十一条本办法自发布之日起施行。

沈阳大学校长办公室2019年6月10日印发

 

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